Un software de refacciones debe controlar miles de números de parte, equivalencias entre marcas, existencias por almacén y compras ligadas al taller y a la factura. Si hoy surtes con Excel o un sistema genérico, aquí verás qué pedirle, cómo evaluar demos y por qué SITIC Software, un ERP para distribuidoras y refaccionarias de equipo pesado, encaja con esa operación.
¿Por qué el inventario de refacciones de equipo pesado no se controla como el de una tienda común?
Porque cada pieza tiene un número de parte, una equivalencia posible y, con frecuencia, depende del número de serie de la máquina donde va. Una tienda común vende productos intercambiables. Una refaccionaria de tractocamiones o maquinaria agrícola maneja un catálogo enorme donde la pieza equivocada detiene una unidad.
Hay tres rasgos que complican la operación:
- Catálogo extenso: miles de números de parte, con claves distintas por fabricante y por año de la unidad.
- Equivalencias entre marcas: una misma refacción puede surtirse con piezas alternas, y el sistema debe saber cuáles.
- Lento movimiento: hay piezas que se piden dos veces al año pero que paran una máquina si faltan.
Un ejemplo ilustrativo: si tu inventario vale 4 millones de pesos y 30% no se mueve en 12 meses, tienes 1.2 millones inmovilizados. Con un costo de capital de 12% anual, eso equivale a unos 144,000 pesos al año que no ves en ningún reporte.
¿Qué debe controlar un software de inventario de refacciones?
Debe darte existencias confiables por almacén, reglas de resurtido, rotación por pieza, equivalencias, costo promedio y un kardex completo de cada movimiento. Si alguno falta, regresas a Excel para completar el hueco.
- Existencias por almacén y sucursal: con traspasos registrados e inventarios cíclicos, sin esperar al conteo anual.
- Mínimos y máximos: calculados según la rotación real, no según una cifra fija que nadie actualiza.
- Rotación y obsoletos: para detectar a tiempo lo que dejó de venderse.
- Equivalencias: que al buscar una parte aparezcan las alternas disponibles.
- Costo promedio: que se recalcule con cada compra, incluidos fletes y gastos de importación.
- Kardex: entradas, salidas y ajustes con fecha, usuario y documento origen.
Con esto, la pregunta “¿tenemos esa pieza y cuánto nos costó?” se responde en segundos y con el mismo dato en todas las sucursales.
¿Cómo se controlan las compras a proveedores?
Se controlan con un flujo continuo: requisición, orden de compra, recepción contra factura y cuenta por pagar, todo ligado a la existencia y al costo. Cuando cada paso vive en un archivo distinto, se pierden pedidos y se pagan facturas sin cotejar.
Del pedido a la cuenta por pagar
- Requisición: nace de una sugerencia por rotación o de una necesidad del taller.
- Orden de compra: con proveedor, precio y fecha prometida.
- Recepción contra factura: compara lo pedido, lo recibido y lo facturado.
- Cuentas por pagar: vencimientos visibles y pagos conciliados.
Importaciones y urgencias
Muchas piezas de equipo pesado se importan. El sistema debe registrar tipo de cambio y gastos aduanales para que el costo real quede en la pieza. Para pedidos urgentes, necesitas ver estatus y fecha de llegada, de modo que el mostrador y el taller sepan cuándo promete el proveedor.
¿Cómo conectar taller, ventas e inventario?
Conectándolos en un solo sistema, de modo que la refacción usada en una orden de trabajo descuente existencia, se cobre en la factura y dispare el resurtido cuando baje del mínimo. Es la forma de que las piezas no salgan del anaquel sin registrarse.
Imagina una orden de servicio para un tractocamión. El técnico solicita un filtro y un kit de frenos. Al surtirse, el almacén baja existencia y el costo se suma a la bitácora de la unidad. Si el filtro queda por debajo del mínimo, aparece en la sugerencia de compra. Al cerrar la orden, el cobro incluye mano de obra y refacciones.
Cuando taller, mostrador e inventario son sistemas separados, alguien captura dos veces y se escapan piezas sin cobrar. Con un ERP integrado, cada salida tiene una orden, un cliente y un costo.
¿Qué criterios usar para elegir?
Elige el sistema que cubra tu giro de punta a punta: inventario, compras, taller, CFDI y contabilidad, con soporte directo y una migración clara. Usa esta lista de 10 puntos para evaluar cada demo:
- Busca una pieza por número de parte y por equivalencia.
- Muestra existencias por almacén y sucursal.
- Calcula sugerencias de compra por rotación.
- Genera requisición, orden y recepción contra factura.
- Registra importaciones con tipo de cambio.
- Descuenta refacciones desde una orden de servicio.
- Emite CFDI 4.0 desde la operación.
- Integra contabilidad sin recaptura.
- Importa tu catálogo actual de Excel.
- Ofrece soporte directo y exporta tus datos.
¿Cómo lo resuelve SITIC Software?
SITIC Software resuelve el ciclo completo en un ERP hecho para equipo pesado: sugiere la compra, recibe la mercancía, mantiene el costo y conecta la venta con el taller y la facturación. Está pensado para refaccionarias y repuestos, con inventario, compras y ventas conectados.
Así corre el flujo en una refaccionaria:
- El sistema sugiere compra según la rotación de cada pieza y señala obsoletos.
- Se genera la orden al proveedor; si es importación, se registran tipo de cambio y gastos aduanales.
- La recepción actualiza existencias y costo en tiempo real.
- La venta o la orden de servicio descuenta la pieza y alimenta el siguiente resurtido.
- Al cerrar, el sistema genera el CFDI con mano de obra y refacciones, con Carta Porte también integrada.
La migración de tu catálogo, la capacitación y los ajustes forman parte de la implementación, que promedia 12 semanas. Tus datos son tuyos y puedes exportarlos a Excel. Si quieres ver tu operación en el sistema, agenda una llamada de revisión sin costo o escribe por WhatsApp al 871 277 7271.
Preguntas frecuentes
¿Sirve SITIC para una refaccionaria sin taller?
Sí. Conecta inventario, compras y ventas, con sugerencias de compra y control de obsoletos, aunque no tengas área de servicio.
¿Se migra mi catálogo de Excel?
Sí. La implementación incluye migración de datos. El paso práctico es depurar números de parte duplicados, definir equivalencias, cargar existencias y costos, y validar un conteo antes de arrancar.
¿Funciona con varias sucursales?
Sí, sin límite de sucursales. Cada una opera con sus accesos y configuración, y la dirección ve la información consolidada.
¿Cuánto cuesta SITIC Software?
Depende de usuarios, módulos y sucursales. Tras la llamada de revisión recibes una propuesta personalizada, sin compromiso.
¿Se factura desde el sistema?
Sí. CFDI 4.0 y Carta Porte están integrados, y al cerrar una orden de servicio se genera la factura.