Un sistema para refaccionarias de equipo pesado debe manejar equivalencias de números de parte, existencias por ubicación, reorden según rotación, costeo ligado al taller y conciliación contable. Con catálogos de miles de referencias, un filtro, una bomba hidráulica o un juego de balatas pueden tener varios códigos y proveedores. Esta guía enumera los criterios para evaluar cada función, explica qué ofrece SITIC Software y cierra con un checklist para la demo.
¿Qué significa tener un control de inventario completo en una refaccionaria de equipo pesado?
Significa que cada pieza tenga existencia confiable, ubicación, costo y destino rastreable, desde que se compra hasta que sale en una venta o en una orden de trabajo, sin capturar nada dos veces.
Imagina un filtro de combustible para tractocamión. Se pide a un proveedor, se recibe con su costo, se acomoda en un anaquel, sale cuando el técnico lo solicita para una orden de servicio y se factura con el resto del trabajo. Si algún paso vive en Excel o WhatsApp, el inventario deja de ser confiable.
Dos indicadores te dicen si el control funciona: la rotación de cada pieza y la exactitud entre lo que dice el sistema y lo que hay en el anaquel. SITIC Software, un ERP hecho para este giro, registra entradas y salidas al momento y conecta el inventario con taller, compras y ventas.
¿Cómo manejar números de parte, equivalencias y sustitutos de una misma refacción?
El sistema debe tratar una refacción como una sola ficha con sus códigos, de modo que el mostrador encuentre la pieza sin importar cómo la pida el cliente.
Revisa estos criterios:
- Número de parte de cada refacción, con su marca y descripción.
- Equivalencias entre piezas, para saber qué código sustituye a cuál.
- Alternativas para ofrecer cuando el original está agotado.
- Varios proveedores por pieza.
- Búsqueda por código o descripción.
La prueba más honesta es usar tus propias piezas. En la demo, pide buscar tus diez piezas más complicadas para ver cómo responde el sistema.
¿Cómo controlar existencias por almacén, sucursal y ubicación física?
Busca existencia por almacén y sucursal, ubicación en el almacén y traspasos registrados, para saber qué hay, dónde está y qué viene en camino.
Una cifra total de existencias no basta. Pide que el sistema muestre lo que hay en cada sucursal y lo que va en tránsito. Un componente de motor puede estar en la bodega de Monterrey y faltar en el mostrador de Torreón, y el vendedor debe verlo antes de prometer entrega.
SITIC Software ofrece clasificación y ubicación de refacciones en tu almacén, código de barras y traspasos entre almacenes. Maneja varias sucursales sin límite, cada una con sus accesos, y la dirección ve la información consolidada en tiempo real.
¿Cómo saber qué reordenar: mínimos, máximos, rotación y piezas de lento movimiento?
El sistema debe manejar mínimos y máximos por pieza y sucursal, sugerir compras según la rotación real y señalar lo que dejó de moverse.
En equipo pesado conviven piezas de consumo constante, como filtros y balatas, con otras de baja demanda pero alto valor, como una bomba hidráulica. Tratarlas igual infla el capital inmovilizado o provoca paros por falta de pieza.
Revisa que el sistema ofrezca:
- Sugerencias de compra por rotación, no solo alertas de mínimo.
- Clasificación por movimiento, de alto a bajo.
- Detección de obsoletos para liquidar o devolver a tiempo.
SITIC Software incluye sugeridos de compra en base a la demanda y detección oportuna de inventario obsoleto, incluso para refaccionarias sin taller.
¿Cómo se liga el inventario con compras a proveedores, costos y órdenes de trabajo del taller, y qué pasa con devoluciones y garantías?
El inventario debe alimentarse de las compras, llevar el costo de cada pieza y descargarse desde la orden de trabajo, sin recapturas. Para ver el flujo de compras paso a paso, revisa cómo controlar refacciones y compras a proveedores.
Compras, costos y taller
El costo de cada pieza debe quedar claro, porque de ahí depende el margen. Si importas, revisa que incluya costos con tipo de cambio y gastos aduanales; SITIC Software los contempla. En el taller, el costo real de cada orden de servicio es visible antes de facturar.
Cotizaciones, devoluciones y garantías
Revisa que una devolución quede registrada en el inventario y que la garantía quede ligada al proveedor o fabricante. SITIC Software envía cotizaciones por correo o WhatsApp y recibe la autorización en línea; sus garantías de fabricante vienen incluidas.
¿Cómo hacer conteos cíclicos y conciliar inventario con contabilidad y CFDI?
Cuenta por grupos durante el año, prioriza lo valioso y de mayor movimiento, y revisa que cada ajuste se refleje en contabilidad y cada venta en el CFDI.
El conteo cíclico evita cerrar la bodega para un inventario anual. La exactitud se mide como la proporción de registros correctos entre los revisados. Un enfoque ABC cuenta más seguido lo caro y lo que rota rápido; aquí explicamos cómo aplicar la curva ABC y los conteos cíclicos.
SITIC Software incluye inventarios cíclicos y traspasos. Al cerrar una orden de servicio, genera el CFDI 4.0 con mano de obra, refacciones y servicios adicionales, y el cierre contable ocurre en tiempo real, no después de cinco días de conciliación. Si quieres ver cómo se conecta la venta con la contabilidad, revisa cómo facturar y llevar la contabilidad de una refaccionaria sin doble captura.
¿Cómo evaluar un sistema antes de contratar? Checklist de preguntas para la demo
Evalúalo con ejemplos de tus piezas y tus procesos, pidiendo que cada criterio se vea en pantalla.
- ¿Una pieza admite equivalencias y se encuentra por número de parte?
- ¿Muestra existencias por sucursal y lo que va en tránsito?
- ¿Maneja ubicación en almacén y código de barras?
- ¿Maneja mínimos y máximos, y sugiere compras por rotación?
- ¿Identifica piezas de lento movimiento y obsoletas?
- ¿Incluye costos de importación con tipo de cambio y gastos aduanales?
- ¿Descarga la pieza desde la orden de trabajo y factura sin recapturar?
- ¿Controla devoluciones y garantías?
- ¿Hace conteos cíclicos y conecta el inventario con contabilidad y CFDI?
Sobre el costo, un ERP especializado se cotiza de acuerdo con tu operación: SITIC Software define su propuesta según usuarios, módulos y sucursales, después de una llamada de revisión sin costo.
Para revisar estos puntos con tu operación, solicita una demo con SITIC Software. También puedes escribir por WhatsApp o llamar al (871) 227 2000. Conoce más sobre la solución para refaccionarias.