El sistema debe timbrar CFDI 4.0, generar la contabilidad desde cada venta y mover el inventario en el mismo paso, sin que nadie capture dos veces. Si tu refaccionaria de equipo pesado, agrícola o tractocamiones vive en hojas de cálculo, este checklist te ayuda a elegir con criterios del giro y a migrar sin perder el control de las existencias.
¿Por qué Excel deja de funcionar en una refaccionaria?
Excel funciona mientras una sola persona captura todo. Con varios mostradores, un almacén y miles de números de parte, los errores se acumulan:
- Existencias que no cuadran: el mostrador vende una pieza que ya no está, o el almacén tiene piezas que nadie sabe que existen.
- Precios desactualizados: cada archivo guarda su propia lista y se cotiza con costos viejos, sobre todo si hay importación y tipo de cambio.
- Facturas duplicadas o sin cobrar: se timbra en un portal, la venta se captura aparte y nadie sabe si una refacción se facturó.
- Cierre de mes lento: conciliar ventas, bancos y cuentas por cobrar a mano toma días, y los números llegan cuando ya no se puede corregir nada.
¿Qué debe cubrir un sistema para facturar y llevar contabilidad?
Debe cubrir el ciclo completo, desde la cotización hasta el cobro y el asiento contable, sin pasar archivos de un lado a otro. Esta es la lista mínima:
- CFDI 4.0 emitido desde la misma venta.
- Complemento de pago al cobrar facturas a crédito.
- Notas de crédito por devoluciones y descuentos.
- Pólizas contables generadas automáticamente.
- Cuentas por cobrar y por pagar con vencimientos.
- Conciliación bancaria contra los movimientos reales.
Revisa también qué incluye cada plan. En CONTPAQi Vende, por ejemplo, las addendas y los complementos están disponibles a partir del plan Equipos. Un plan barato que deja fuera un complemento obliga a facturar en otra parte.
Para ver el flujo completo con ejemplos, revisa cómo facturar y llevar la contabilidad de una refaccionaria sin doble captura.
¿Qué piden las refaccionarias que no piden otros comercios?
Piden manejar catálogos técnicos y ventas a crédito que un comercio de mostrador genérico no resuelve. Estos son los puntos que separan a un sistema general de uno hecho para el giro:
- Números de parte y equivalencias: una misma pieza llega con códigos de varios fabricantes y el cliente pide uno distinto.
- Múltiples proveedores: el mismo filtro o balata se compra a distintos precios y plazos.
- Compras de importación: el costo real incluye tipo de cambio y gastos aduanales.
- Cotizaciones por máquina o serie: la refacción correcta depende de la unidad, no solo del modelo.
- Crédito a flotillas y constructoras: listas de precios por cliente, límites de crédito y cobranza.
¿Basta un sistema contable o conviene un ERP?
Un software solo de facturación o contabilidad basta mientras tu problema sea timbrar y cumplir con el SAT. Se queda corto cuando necesitas que inventario, compras, ventas y taller hablen entre sí.
En el mercado hay varias categorías. Alegra ofrece planes de facturación y un ERP. BIND ERP es un ERP con inventarios, compras, ventas y contabilidad. Pulpos es un punto de venta con inventario, y su plan Pro incluye facturas y almacenes ilimitados. La implementación suele cotizarse aparte.
Antes de decidir, pregunta a cualquier proveedor:
- ¿Timbra CFDI 4.0 con complemento de pago y notas de crédito?
- ¿Genera pólizas automáticas desde cada venta?
- ¿Maneja equivalencias y múltiples números de parte?
- ¿Calcula costos de importación con tipo de cambio?
- ¿Cotiza por unidad o número de serie?
- ¿Controla crédito y cobranza a flotillas?
- ¿Concilia bancos dentro del sistema?
- ¿Migra mi catálogo y mis saldos?
- ¿Cuánto tarda la implementación?
- ¿Puedo exportar mis datos si cambio de sistema?
¿Cómo migrar de Excel sin parar la operación?
Se migra por etapas y con los dos sistemas corriendo un tiempo, para que el mostrador nunca se quede sin respuesta.
- Limpiar el catálogo: unifica números de parte, elimina duplicados y define equivalencias antes de cargar nada.
- Cargar saldos: existencias por almacén, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y saldos bancarios, con corte a una fecha.
- Capacitar al equipo: mostrador, almacén, cobranza y contabilidad aprenden su parte con datos reales.
- Correr en paralelo: captura en ambos sistemas unos días, compara existencias y facturas, y apaga Excel cuando cuadren.
Pide que el proveedor se encargue de la carga de datos. Con SITIC Software, el promedio de implementación es de 12 semanas y la implementación incluye migración de datos, capacitación y ajustes.
¿Cómo lo resuelve SITIC Software?
SITIC Software resuelve el problema con un ERP para refaccionarias de equipo pesado donde inventario, compras, ventas, facturación y contabilidad trabajan en un solo sistema. Por eso la información no se captura dos veces. Lo desarrolla una empresa con más de 27 años en el sector, y opera en México, Estados Unidos, Guatemala, Honduras, Colombia y Panamá.
Así se ve una venta de mostrador:
- Un taller de tractocamiones pide un filtro y el mostrador lo busca por número de parte.
- El sistema muestra la existencia en tiempo real y aplica la lista de precios de ese cliente.
- Al cerrar la venta se genera el CFDI 4.0, baja el inventario y la operación queda en la contabilidad del mismo sistema.
- Si la venta es a crédito, se abre la cuenta por cobrar y se sigue hasta el pago.
SITIC incluye sugerencias de compra según la rotación, traspasos entre almacenes, costos de importación con tipo de cambio y gastos aduanales, y control de obsoletos. Funciona también para una refaccionaria sin taller y sin límite de sucursales. Conoce la solución para refaccionarias o agenda una llamada de revisión, que no tiene costo ni compromiso. También puedes escribir por WhatsApp o llamar al (871) 227 2000.